Profesyonel Kongre Organizatörü

Ulusal ve Uluslararası Kongreler
Seminer Organizasyonları
Sempozyum, Çalıştay ve Konferans Organizasyonları
 
Projelendirme
Kongre Tarihini Belirleme
Kongre Merkezi Seçimi
Kongre Merkezi Tasarımı
Alternatif Kongre Otelleri Belirleme
Bütçelendirme
Proje Yürütme Ekibi Oluşturma
Kongre Düzenleme Kurulu ile Koordinasyonun Yürütülmesi
Tedarikçilerin Belirlenmesi
Medya Planlama
Medya Takip
Halkla İlişkiler Danışmanlığı
 
Kongre Öncesi Hazırlık
Ön Finansmanın Yürütülmesi
Gelir & Gider Takibinin Yapılması ve Koordinasyon
Kongre Konseptinin Hazırlanması
Kongre Baskılı Materyallerinin Hazırlanması (Kongre Duyurusu, Kongre Özet Kitabı, Program Kitapçığı, Kongre Çantası, Yaka Kartları, Katılım Sertifikaları vb.)
Web Sitesi Açılması ve İşletilmesi
E-Davetiye ve E-Duyuruların Hazırlanması
Bilimsel Bildiriler ile İlgili Tüm İşlemlerin Yürütülmesi
Adres Bankası ve Databank Oluşturulması
Kongrenin Tanıtım ve Duyuru Çalışmalarının Yapılması
Sergi ve Sponsorluk Alanlarının Projelendirilmesi
Sponsorluk Dosyalarının Hazırlanması
Sektör ve Sektör Dışı İlgili Firmalara Duyurulması
Sponsorluklar için Strateji Yönetimi Belirlenmesi
İlgili Devlet Kademelerine Duyurulması
Yazılı ve Görsel Basına Duyurulması
Kayıt ve Konaklama Rezervasyonlarının Yapılması
Kongre Merkezine Ulaşım Hizmetlerinin Organize Edilmesi
Türk ve Yabancı Davetli Konuşmacılar ile Konaklama, Transfer gibi Konularda Yazışmaların Yapılması
İnteraktif Cd’nin Hazırlanması
Sosyal Program ile ilgili Alternatifli Programların Hazırlanması
Kongre Kredilendirme ve Değerlendirme Hazırlıklarının ve Başvurularının Yapılması
Operasyonda Çalışacak Ekibin Belirlenmesi
 
Operasyon
Kayıt Desklerinin Hazırlanması
Karşılama Hizmetleri
Kongre Sırasında Kayıt Kabul Hizmetleri ve Konaklama İşlemlerinin Yürütülmesi
Toplantı Salonları Teknik Ekipmanları ve Dekorasyonunun Hazırlanması
Kongre Merkezi Çevre Düzenlemesi (Dış Mekan ve İç Mekan Görselleri, Afişlendirme ve Yönlendirmelerin Yapılması)
Sergi ve Sponsorluk Alanının Yerleşime Hazırlanması
Poster Alanının Hazırlanması
Sunum Kontrol Merkezinin Hazırlanması
Basın ve Medya Merkezinin Hazırlanması
Kongre Sırasında Yiyecek-İçecek Servislerinin Takiplerinin Yapılması
Sosyal Programın Takibinin Yapılması (Açılış Seramonisi, Açılış ve Kapanış Kokteylleri, Gala Yemeği, Alternatif Gece ve Turlar, Sanatçı ve Orkestra Organizasyonları)
Transfer ve Shuttle Servislerinin Organize Edilmesi ve Takiplerinin Yapılması
Kongre Öncesi ve Sonrası Gezilerin Düzenlenmesi
Rehberlik ve Personel Hizmetlerinin Yürütülmesi
 
Raporlama
Otel/Kongre Merkezi Mutabakatının Yapılması
Kongre İstatistiklerinin Hazırlanması
Kayıt – Konaklama Raporlarının Sunulması
Üniversite/Dernek Mutabakatlarının Yapılması
Faturaların Onaya Sunulması
Kongre Fotoğraf ve Video Çekimlerinin Gerekli Düzenlemeler Sonrasında Sunulması
 
Sponsorluk ve Stant Satış
Firmaların bilimsel program ve aktivitelere sponsor olabilmesi için, aşağıda belirtilen çalışmalar Kongre Organizasyon Komitesi’nin yönlendirmesi, bilgi ve onayı ile Acentamız tarafından yürütülecektir.
 Genel akış planı, bilimsel program, sosyal program, stant planı, stant fiyatları ve firmaların sponsorlukları sebebiyle sağlayacakları avantajların yer aldığı detaylı bir sponsorluk dosyası hazırlanacaktır.
Kongrede gerçekleştirilecek aktiviteler, sosyal ve bilimsel program için sponsor olabilecek tüm firmalar araştırılacaktır.
Firmaların konu ile ilgili geçmiş çalışmaları, kontak isimleri ve genel firme bilgileri tespit edilecektir.
Firmalarla görüşmeler sağlanacak, sözleşmeler düzenlenecek ve sponsorluk durumları takip edilecektir.
Firmalardan, kongre dönemi boyunca düzenlemek istedikleri ilave aktiviteler ile ilgili bilgi alınacak, firmalara bu aktiviteler ile ilgili hizmet verilecektir.
Kongre öncesinde, stant yerlerinin dizaynı yapılacak ve sponsor firmaların gerekli olan ihtiyaçları karşılanacaktır.
Firmalardan yapacakları aktiviteler konusunda yazılı teyit alınacaktır.
 
Grafik Tasarım Çalışmaları
Kongre bilgilerinin basılı materyaller yolu ile hedef kitleye en etkin şekilde ulaşabilmesi için, basılı materyaller grafik tasarım grubumuz tarafından özgün ve estetik bir yaklaşımla tasarlanacaktır.

Bu doğrultuda grafik tasarım grubumuz tarafından;
Kongre içeriğine uyguın olacak şekilde, tüm kongre basıl materyallerinde kullanılacak renk, ayırmaç, genel bir format hazırlanacak ve onayınız için bilgilerinize sunulacaktır.
Kongreye uygun teknik özellik ve ayrıntılara bağlı kalınarak üretime geçilecektir.
Tasarımlar farklılık yaratacak çizgi ve özelliklerde olacak ve prodüksiyonun her aşaması dikkatle gözden geçirilecektir.
Hizmet kalitemiz gereği, teknoloji yakından takip edilerek, yenilikler verilen hizmetlere uygulanacaktır.
 
Basın ve Halkla İlişkiler
Kongrenin tanıtılması, kongre ile ilgili tüm bilgilerin kamuoyuna en etkin şekilde sunulması, Acentamızın Basın Halkla İlişkiler Departmanı tarafından aşağıda belirtilen program çerçevesinde gerçekleştirilecektir.
Halkla İlişkiler stratejileri belirlenecektir.
Medya stratejileri belirlenecektir.
Yazılı ve görsel basın için, basın bülteni ve basın dosyaları hazırlanacakve dağıtılacaktır.
Kongre Merkezinde medya enformasyon servisi oluşturulacaktır.
Organizasyon Komitesi tarafından uygun görülen kişiler için, basında röportaj olanakları sağlanacaktır.
Kongre sonrasında medya izleme raporları hazırlanacak ve komiteye teslim edilecektir.
 
Konaklama ve Kayıt
Kayıt – Konaklama Programımız, kongrenin planlama aşamasından, mutabakat aşamasına kadar, düzenli, başarılı ve kontrollü bir toplantı için gereken tüm koşulları sağlayacaktır. Rezervasyonlarda oluşabilecek hatalar, karışıklıklar ve bunlar sonucunda oluşabilecek rezervasyon kayıpları gibi sıkça görülen sorunlar, kullanılan program ve yapılan kontroller sonucunda tamamen ortadan kaldırılacaktır.
Merkez ve yan otellerde, karşılama ve kayıt masaları kurulacak olup, kayıt işlemleri esnasında beklemeyi önlemek için merkez otelde hazırlanacak olan yeterli sayıda bilgisayarda aynı anda işlem yapılacaktır.
Kayıt esnasında katılımcılara, kongre yaka kartları, cep programları ve içinde kongre özet kitabı, bloknot, kalem ve benzeri kongre materyallerinin bulunduğu çantalar verilecek, katılımcılar sorunsuz ve hızlı bir şekilde konaklayacakları otellere yerleştirileceklerdir.
Kayıt ücretleri, ödemeler, konaklamalar, uçuşlar, transferler, etkinlikler, ekstra işlemler ve bilimsel programın akışının takibi ve desteği tarafımızca yürütülecektir.